مدیریت اسناد یک راهکار هوشمندانه برای مدیریت و بایگانی همه اسناد مهندسی، اسناد ایزو و مدارک و سوابق سازمانی است که مورد نیاز همه شرکتهای کوچک و بزرگ می باشد و روی شیرپوینت پیاده سازی شده است. همه اسناد مهندسی و سازمانی که در واحدها و پروژه‌های مختلف در شرکت شما تولید می‌شوند متناسب با ساختار سازمانی و سیاست های شرکت شما در جایگاه مناسب خود ذخیره و به راحتی در دسترسی کاربران مجاز قرار خواهد گرفت. راهکار مدیریت مستندات مرکزی برای بایگانی مستندات و نگهداری نگارش همه مستندات مهم مجموعه شما می‌باشد. برخی از قابلیت‌های عمومی مدیریت اسناد در زیر آمده است.
برخی امکانات عمومی مرکز اسناد
- ثبت و شماره گذاری مستندات بر اساس فرمول مجموعه شما
- دسته‌بندی اسناد بر اساس واحد سازمانی، گروه فرایندی و پروژه
- امکان ثبت و بایگانی اسناد بر اساس استانداردهای ایزو
- برچسب زدن کلمات کلیدی و جستجوی موضوعی مستندات
- تعریف سطوح دسترسی محرمانه، داخل واحدی، داخل سازمانی و عمومی
- تعریف سطوح دسترسی کاربران و گروه‌ها برای اسناد جاری واحدها و پروژه‌ها
- نمایش اسناد مرتبط و سوابق فرآیندی در مرکز اسناد
- دسته‌بندی مستندات بر اساس بانک مشتریان مجموعه شما
- دسته‌بندی مستندات بر اساس درخت دانش مجموعه شما
مدیریت و بایگانی اسناد
راهکار مدیریت اسناد سازمانی مرکزی برای بایگانی مستندات و نگهداری همه مستندات مجموعه شما می‌باشد. اسنادی که شرکت شما ممکن است در مرکز اسناد مدیریت کند شامل موارد زیر می‌باشد.
- اسناد ایزو : آیین‌نامه‌ها، روشهای اجرایی، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها، فرآیندها…
- اسناد اداری ستادی : بایگانی نامه‌های اداری، صورت جلسات، قوانین و …
- اسناد مالی : قرارداد، تفاهم‌نامه، الحاقیه، پیش‌فاکتور، اسناد مناقصه…
- اسناد مهندسی : دیسیپلین‌ها، توضیحات، پاسخها،
- اسناد منابع انسانی : پرونده پرسنلی، حکم کارگزینی، سوابق رفاهی…
- اسناد فنی و پروژه‌ها : صورت وضعیت، نقشه، مدارک فنی…
بایگانی مستندات پروژه‌ها
رهســا بـــاران برای پروژه های اجرایی در مجموعه شما یک محیط تعاملی برای ارتباط تیم پروژه ایجاد می کند. مدیر پروژه و اعضای پروژه ها در این محیط تعاملی با یکدیگر ارتباط دارند و مستندات مرتبط با پروژه ها را ایجاد ، ویرایش و به روز رسانی می کنند. مستندات مهم پس از تهیه و نهایی شدن در این محیط به مرکز بایگانی اسناد و سوابق جهت بایگانی ارسال می گردد. شما این امکان را خواهید داشت که با انتخاب یک پروژه همه مستندات مرتبط با آن پروژه را به صورت یکجا و با دسته بندی های مورد نیاز خود مشاهده کنید.برخی از انواع مستندات که در پروژه های شما ایجاد می شوند عبارتند از:
- نقشه‌ها
- اسناد فنی
- صورت وضعیت‌ها
- مکاتبات پروژه‌ها
- گزارشات دریافتی و ارسالی
جستجوی پیشرفته مستندات
فناوری شیرپوینت یکی از پیشرفته‌ترین فناوری ها برای جستجوی مستندات و اطلاعات در سازمان شما می باشد. امکانات پیشرفته موتور جستجوی شیرپوینت به خدمت گرفته می شود تا شما بتوانید با چند کلیک مستند مورد نظر خودتان را از بین میلیون‌ها سند پیدا کنید. شما علاوه بر جستجوی مشخصات و متادیتای مستندات می توانید محتویات داخل سند ذخیره شده را نیز جستجو نمایید. برخی از امکانات جستجو در زیر لیست شده است.
- امکان جستجوی داخل مستندات Word, Excel, PowerPoint, OneNote, PDF
- نمایش مستندات مرتبط با شخص جستجو کننده در ابتدای لیست
- امکان فیلتر نمودن نتایج جستجو بر اساس دپارتمان، گروه فرایندی، کلمات کلیدی، و …
- امکان جستجو بر اساس همه فیلدهای مشخص هر نوع مدرک یا زیر گروه آن با حالت‌های ترکیبی
- پیش نمایش مستندات در صفحه نتایج جستجو
امکانات پیشرفته مرکز اسناد
مرکز مدیریت اسناد محیطی برای پیمایش و جستجوی همه اسناد در مجموعه شما می‌باشد. همه اسناد سازمانی از انواع مختلف که در واحدهای ستادی، پروژه‌ها و گروه‌های کاری مختلف ذخیره سازی شده‌اند به صورت متمرکز و یکپارچه در مرکز مدیریت اسناد با نمایی زیبا و با دسته بندی‌های مختلف نمایش داده می‌شود.
- مشاهده مستندات به تفکیک ساختار سازمانی، پروژه‌ها و بر اساس نوع مستندات، گروه فرآیندی، مخاطب سند و …
- پیمایش درختی مستندات مطابق ساختار سازمانی شرکت
- پیمایش درختی مستندات بر اساس نوع سند، ساختار سازمانی ، پروژه و مخاطبین و دسته بندی خاص مشتری
- فیلتر کردن اسناد بر اساس نوع سند، واحد تهیه کننده، شخص تهیه کننده، تاریخ آخرین ویرایش، نوع فایل و …
- پیمایش اسناد بر اساس بانک مشتریان و طرف‌های تجاری سازمان
- لیست همه اسناد مرتبط به شرکت هایی در یک صنعت ارسال شده است
برخی محصولات جانبی
شرکت‌هایی که پیاده سازی مدیریت اسناد با موفقیت در مجموعه ایشان عملیاتی می شود و کاربران آن سازمان شروع به استفاده از امکانات مختلف مدیریت اسناد می‌نمایند، امکان پیاده سازی و استفاده از محصولات جانبی زیر را هم خواهند داشت:
- پورتال سازمانی
- مدیریت قراردادها
- مدیریت جلسات و مصوبات
- مدیریت وظایف و تایم شیت
- میز خدمت و مدیریت خدمات
- پایگاه مدیریت دانش سازمانی
- پورتال منابع انسانی و پرونده پرسنلی
- فرآیندهای مرتبط با گردش اسناد سازمان
